【ケアマネの仕事術③】タッチタイピングで書類作成のストレス減少

10年間居宅のケアマネジャーを経験して得た知識や技術で役に立つものをお伝えしたいと思います!

今回の極意は『タッチタイピングで書類作成のストレスフリー!』です。

 

スポンサーリンク

タッチタイピングとは?

タッチタイピングとは、ブラインドタッチとも呼ばれており、キーボードを見ないでパソコンで文章を打つ技術のことです。

一度は聞いたことのある言葉だと思いますし、周りでできる人もいると思います。

このタッチタイピングができるのとできないのとでは、同じ文章を打つスピードが全く違います。

3倍~5倍ぐらいは速くなります。

1時間掛けて作っている書類があったとしたら、タッチタイピングを覚えれば15分ぐらいで作成できるようになります。

30分の書類なら10分も掛からなくなります。

その時間短縮が毎日積み重なると、その効果は凄いものになります。

それぐらい、パソコンを使って作業する場合には役に立つスキルです。

 

ケアマネジャーの仕事の多くは書類作成です。

計画書、報告書、申請書・・・。

毎日ウンザリするぐらいの書類作成が必要になります。

しかも書類だけを作成していれば良いわけではなく、利用者宅を訪問したりサービス事業所に行ったりと外回りの仕事もそれ以上にあります。

書類作成に時間が掛かり過ぎると、外回りの仕事が回り切れず後回しになってトラブルになってしまったり、残業が増えたりと良いことがありません。

ケアマネジャーの仕事を上手く回す秘訣は、

いかに書類作成を早く終わらせるか

です。

そのために必要なスキルが、タッチタイピングです。

 

私自身、ケアマネジャーをやり始めてすぐにその事務処理や書類作成の多さに驚きました。

そして危機感を覚えました。

書類作成が仕事のメインになってしまったらまともにケアマネジメントなんてできないな、と。

なのでケアマネジャーになって最初に覚えたのが、ケアマネジメントの流れでも介護保険制度の内容でもなく、タッチタイピングでした。

毎日ひたすらタッチタイピングの練習に励みました。

1ヶ月もすればある程度はできるようになります。

そして2ヶ月もすれば十分仕事でも使えるレベルにまでなるので、まだ覚えていない方は是非覚えて欲しいです。

間違いなく、ケアマネジャーとしての仕事の効率が上がります。

 

タッチタイピングのやり方

タッチタイピングのやり方は本も出ていたりネットで検索してもたくさん出てくるので、そちらを参考にしてもらったら良いと思います。

ポイントは、

  • 決められた場所に手を置く
  • キーボードの配置を覚える
  • 決められたキーを決められた指で押す

の3点です。

これができれば誰でもタッチタイピングはできるようになります。

パソコンに慣れていないと凄く難しい上級者のスキルのように思えるかもしれませんが、全然そんなことはありません。

練習されすれば誰だってできるようになります。

車の運転と同じです。

車も教習所に通う前は「こんな複雑な操作をできるようになるのかな?」と思えますが、いつの間にか誰でも当たり前に運転しています。

基本の部分だけタッチタイピングのやり方をお伝えします。

 

決められた場所に手を置く

タッチタイピングには「ホームポジション」といって手の置き方が決められています。

上の画像のように右手と左手の指を置きます。

まず右手の人差し指を「J」のキーに、左手の人差し指を「F」のキーに置きます。

実際に普段使っているパソコンのキーボードを見てもらうと、JとFのキーの上だけ印が付いていると思います。

指で触るとわかるような突起が付いています。

その目印のおかげで、いちいちキーボードを見なくてもホームポジションがわかるようになっています。

あとは1つずつキーをずらして指を置いていきます。

まずはこのホームポジションを頭に叩き込みます。

ポイントは「F」「J」です。

 

キーボードの配置を覚える

ホームポジションを覚えたら、次に覚えるのはキーボードのキーの配置です。

通常のキーボードのキーの配置はどのキーボードも同じ配置ですが、その並び方はあいうえお順などではなくバラバラです。

キーボードの配置があいうえお順でもなくアルファベッド順でもなくバラバラなのは、色々と理由や諸説があるようですが、理由はともかくこの配置を覚える必要があるので、地道に1つずつ覚えていくことになります。

多くの方はキーボードをローマ字打ちすると思うので、あいうえおの配置を覚えるのではなく、ABCの配置を覚えます。

良く使うキーは決まっているので、SやTやIなどよく使うキーから覚え、QやXは後回しで良いと思います。

キーの配置を覚えるのは、実際に文章を打ちながら覚えるのが一番効率が良いです。

適当に目に付いた書類の文章を、そのまま真似してタッチタイピングで打ってみるのも良いです。

また、無料のタイピング練習用ゲームがネットにはたくさんあるので、そちらを利用者して良いです。

 

回転寿司をモチーフにしたタイピング練習ゲームです。

基本から長文までトータルで練習できるタイピングサイトです。

 

ひたすら打って打って覚えるのが一番の近道です。

 

決められたキーを決められた指で押す

どのキーをどの指で押さえるのかは、一応決められています。

決められていますが、参考程度に確認しあとは自分の押しやすい指で押さえれば良いと思います。

タイピングのプロになるわけでも速さを競うわけでもないので、自分にとって一番やりやすい方法が一番です。

でも基本は大事ですし、タイピングしやすい指が決められているので、いきなり自己流でいくのではなく、まず基本はマスターしてから自己流でいくのが良いです。

 

このサイトがとてもわかりやすいくタッチタイピングのやり方がまとめてあるので参考にしてみて下さい。

その他、必要な情報は自分でも検索してみて下さい。

 

エクセルも使えた方が良い

タッチタイピングとは少し話はズレますが、マイクロソフトのオフィスソフトの「エクセル」も使えた方が便利です。

こんな画面のソフトで、ワードと並んで有名なソフトです。

エクセルで便利なのが、「各種書類の原本を自分で作成できる」という点です。

ケアマネジメントで使用する申請書類で毎回手書きで提出しているものがあれば、自分でエクセルで同じ申請書を作成してしまえば、次からは手書きしなくてもパソコン打ちで書類作成ができるようになります。

こんな書類もエクセルが少し使えるようになるだけで簡単に作成できます。

書類によっては手書きよりも大幅に時間短縮できるものもあるので、これも仕事の効率化に役立ちます。

ただ申請書類等は提出機関によって規定が様々であり、書類の色が決まっていたり少しでも原本と違うとダメだったりする場合もあるので、自前で作成する前に確認した方が良いです。

また最近は頼めばデータで貰えることもあるので確認してみて下さい。

 

ケアマネジメントに必要なアセスメントシートやモニタリングシートなども、自分で使いやすい書式と内容のものを自作することも可能です。

 

もし余裕があればエクセルの練習と勉強もおススメです。

 

ケアマネにとって書類作成は無駄時間

極端な表現ですが、ケアマネジャーは利用者・家族と関わって初めて価値があると思うので、事務所に籠ってやる書類作成の時間はできる限り短縮するべきです。

もちろんケアマネジメント業務にとって必要な書類作成は不備なくしっかり作る必要はありますが、形式的な書類作成に多くの時間を費やしてしまうのは非常にもったいないです。

利用者・家族にとってプラスにならないだけではなく、なによりもケアマネジャー自身にとってマイナスになります。

難しいことは抜きにしてただ単純に、書類作成ばかりしていても仕事としてつまらないです。

その書類が多くの人にとって役に立つ書類ならばまだ作成意欲も湧きますが、一度作成すればファイルに閉じて二度と見ることのないような書類作成なんて全く楽しくありません。

なので、そこの時間は短縮し人との関わりの時間を増やした方が間違いなく楽しいです。

ケアマネジャーの仕事の醍醐味は外部との関係性作りにあると思います。

 

タイピング技術はケアマネ業務に限ったことではなく全ての仕事に共通して必要なスキルなので、覚えて損はない使える技術です。

タッチタイピングをマスターしてケアマネ業務の効率化を図ってみて下さい。

色々な面でストレス軽減間違いなしです。

 

ケアマネの仕事術
スポンサーリンク
オムツと介護の知識